Żeby określić obszary, role i cele zastosowania systemów zarządzania infrastrukturą techniczną sieci trzeba najpierw uzmysłowić sobie, czym jest paszportyzacja oraz jak efektywnie wdrożyć system informacji o sieci.
Patrząc na systemy informacji sieciowej od strony struktury można wyróżnić trzy wyraźne obszary, na które składają się:
- dane (geograficzne, przestrzenne, sieciowe, terenowe, techniczne),
- narzędzia (procedury, oprogramowanie, sprzęt),
- personel (decydenci, użytkownicy, administratorzy, analitycy).
Jak efektywnie zarządzać dokumentacją?
Pozyskiwanie oraz zasilanie w dane systemów paszportyzacji sieci nierozerwalnie wiąże się z zagadnieniem zarządzania dokumentacją. Gromadzone w systemie paszportyzacji informacje i materiały źródłowe ze względu na ich różnoraką formę i pochodzenie wymagają szerokiego potraktowania problemu.
Sam system paszportyzacji nie istniałby bez danych, będących jego integralną częścią. Przy zasilaniu NIS w dane i ich późniejszej aktualizacji niezbędny jest proces oraz narzędzia umożliwiające zarządzanie istniejącą w przedsiębiorstwie dokumentacją dotyczącą zasobów sieciowych. Narzędzie takie powinno pozwalać na wyszukiwanie wg różnych parametrów (w tym i przestrzennych) zgromadzonych danych występujących w wielu formatach cyfrowych. Obsługa ma być prosta i intuicyjna, np. poprzez popularne przeglądarki internetowe. Takie repozytorium byłoby jednocześnie jednolitym źródłem informacji dla różnych komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Wykorzystywanym nie tylko w procesie paszportyzacji.
Materiały źródłowe - ich różnorodność treści oraz formy (np. rodzaj, wielkość, stan zachowania, aktualność), rozproszenie (m.in. wiele lokalizacji, niejednorodność standardu przechowywania), wiedza unikalna i ginąca (np. doświadczenie i rotacja pracowników) - mają znaczący wpływ na przegląd posiadanych zasobów, możliwość organizacji dostępu do informacji czy sposób funkcjonowania archiwum i aktualizowania zasobu.
Z doświadczenia firmy SHH, zdobytego w wielu projektach paszportyzacji, wynika, że najefektywniejszym sposobem jest pełna archiwizacja cyfrowa starej dokumentacji analogowej i danych elektronicznych, która pozwala na szybkie wyszukiwanie, wielostanowiskowy i kontrolowany dostęp do danych oraz wyjaśnianie rozbieżności przy ich wprowadzaniu do systemu. Ważnym aspektem jest archiwizowanie informacji na etapie wyjaśniania wątpliwości i rozbieżności, gdyż pozwala to w efektywny sposób na budowanie bazy wiedzy o aktualnym stanie sieci w oparciu o niepisane informacje oraz wiedzę ludzi.
Aktualizacja danych a bezpieczeństwo
Każde przedsiębiorstwo, które wdrożyło system paszportyzacji, doskonale zdaje sobie sprawę, że aktualizacja danych nie jest działaniem jednorazowym. Zarówno system, jak i dane wymagają stałej opieki. Zmieniające się technologie informatyczne, przyrastająca infrastruktura sieci czy w końcu ewolucyjny wzrost wymagań użytkowników co do formy i treści informacji publikowanych w systemie powodują, że proces taki traktowany powinien być jako dynamiczny, w sposób ciągły spełniający stawiane przed nim zmienne wymagania. O ile w momencie wdrożenia sam system paszportyzacji raczej będzie uwzględniał najnowsze technologie informatyczne (m.in. systemy operacyjne, bazy danych, przeglądarki, narzędzia), to dane w nim zgromadzone często będą odzwierciedlać stan sprzed co najmniej kilku tygodni. Wynika to z faktu, że sieć jest strukturą ciągle zmieniającą się, chociażby z uwagi na prace, awarie czy modernizacje oraz czas potrzebny na fizyczne wprowadzanie danych do systemu. Dlatego planując paszportyzację trzeba od razu uwzględniać proces aktualizacji danych, który musi być prowadzony od samego początku eksploatacji systemu.
Od strony użytkownika system paszportyzacji postrzegany jest nie tyle przez pryzmat architektury samych danych, ale głównie poprzez dostęp do nich i możliwość ich dystrybucji. Dzięki nowoczesnym narzędziom informatycznym oraz platformom sieciowym wdrożenie NIS zapewnia redystrybucję informacji w sposób automatyczny. Bezpieczeństwo danych z jednej strony jest zapewnione poprzez wydajną infrastrukturę sprzętową (np. zabezpieczenia połączeń z siecią zewnętrzną typu firewall, fizyczne zabezpieczenie serwerów - np. pomieszczenie, zasilanie, regularna archiwizacja danych), a z drugiej poprzez fizyczną kontrolę dostępu i procedury przekazywania informacji do użytkowników końcowych (m.in. kontrolowany dostęp zależny od uprawnień użytkownika, dostęp do danych w czasie prac konserwacyjnych i w razie awarii serwera).
Warunki powodzenia przedsięwzięcia
Efektywna realizacja wdrożenia zależy w dużej mierze od jakości zewidencjonowanych danych o zasobach przedsiębiorstwa, ich zakresu oraz aktualności. Kolejnym czynnikiem decydującym o powodzeniu projektu jest odpowiedni dobór narzędzi informatycznych. Zbyt duża komplikacja systemów w stosunku do potrzeb czy wybór zbyt ogólnych narzędzi i związane z tym problemy lokalizacyjne, to tylko kilka z niektórych wad źle dobranego rozwiązania.
Krytycznym czynnikiem, który często jest pomijany przy ocenie ryzyka wdrożenia dużych projektów informatycznych, jest czynnik ludzki - np. ludzkie przyzwyczajenia, obawy przed zastąpieniem ludzi przez system, próby za wszelką cenę odzwierciedlenia tradycyjnych metod działania w środowisku systemu informatycznego. Czasem jest to element na tyle krytyczny, że spotyka się opinie, że jest to najsłabsze i najniebezpieczniejsze ogniwo projektu paszportyzacji. Siła ludzkich przyzwyczajeń jest często niedoceniania. Na przykład w jednej z największych firm dystrybucyjnych w Europie, w ramach wdrażania systemu paszportyzacji, w którym uczestniczyła firma SHH, dokonano pełnej cyfryzacji dokumentacji analogowej. Dopiero wprowadzenie bardzo dużych restrykcji dotyczących dostępu do danych w postaci analogowej zmusiło pracowników do korzystania z narzędzi informatycznych i zeskanowanych dokumentów.
Kolejnym, ważnym elementem, na który należy zwrócić szczególną uwagę przy tego typu wdrożeniach, jest brak uwzględnienia specyfiki faz prowadzonego projektu. Trzeba pamiętać, że model struktury danych w czasie ich pozyskiwania może, a wręcz powinien być różny od struktury docelowej. W trakcie trwania fazy pozyskiwania danych system musi być zorientowany na szybkość wprowadzania i kontrolę danych (problem zasilania masowego), a w czasie fazy produkcyjnej powinien być zorientowany na udostępnianie i aktualizację danych. Zapewnienie na tyle elastycznej i modyfikowalnej struktury danych, by była w stanie sprostać wymogom wszystkich faz projektu paszportyzacji, to podstawowe zadanie projektowania architektury danych.
Dodatkowo na etapie wstępnych rozmów o wdrożeniu paszportyzacji zleceniodawca ma zazwyczaj duże wymagania w zakresie ilości przetwarzanych danych. To naturalne, że wdrażając system chcemy zgromadzić w nim jak najwięcej danych. Jednakże w projektach paszportyzacji największym, a tym samym i najdroższym elementem, jest właśnie pozyskanie danych i ich wprowadzenie do systemu. Szacuje się że jest to, w zależności od rodzaju i pochodzenia danych, około 70 - 80 % nakładów na realizacje. Biorąc pod uwagę fakt, że część danych może nigdy nie być wykorzystana lub wykorzystywana w sposób sporadyczny, to ich ograniczenie np. o 10 % da już wymierne korzyści. Doświadczenie SHH w realizacji tego typu projektów wskazuje na zmniejszenie danych we wstępnej fazie do rozsądnego minimum. Takie podejście pozwala nie tylko na uruchomienie systemu z danymi w stosunkowo szybkim czasie, ale także na ewentualną korektę wstępnych założeń, a docelowo efektywniejsze dojście do pełnego zasobu danych. Oczywiście system powinien umożliwić rozszerzanie ilości i jakości danych wraz ze zmieniającymi się potrzebami użytkowników.
Korzyści z paszportyzacji
Wdrożenie systemu NIS często definiowane jest również z punktu widzenia funkcjonalności udostępnianych użytkownikom. Najbardziej celowe jest jednak oszacowanie efektów projektowych, które powinny zostać osiągnięte w danym przedsiębiorstwie.
Podstawowe korzyści z wdrożenia systemu paszportyzacji:
- rzeczywista inwentaryzacja zasobów,
- obniżenie kosztów obsługi sieci,
- skuteczne zarządzanie siecią i pracami w jej obrębie,
- optymalizacja pracy sieci,
- skrócenie czasu usuwania awarii,
- zwiększenie efektywności pracy,
- zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług dystrybucyjnych,
- zwiększenie niezawodności pracy sieci,
- obniżenie kosztów wykorzystania zasobów,
- zwiększenie satysfakcji odbiorców (klientów),
- wsparcie w podejmowaniu decyzji,
- zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa.
- jednolity system informacji o sieci w całym przedsiębiorstwie,
- homogeniczne dane o zasobach, których struktura jest udokumentowana i otwarta,
- stan aktualności zasobu optymalny w każdej chwili,
- możliwości powszechnego dostępu do danych zgromadzonych w systemie,
- optymalizacja procesów pracy całego przedsiębiorstwa,
- integracja systemu NIS z systemem zarządzania klasy ERP działającym w przedsiębiorstwie,
- używane narzędzia informatyczne są zorientowane na użytkownika, a ich funkcjonalność wynika z doświadczeń praktycznych,
- wdrożenie projektu odbywa się w możliwie krótkim czasie,
- wdrożony system otwiera i aktywizuje nowe obszary biznesowe w przedsiębiorstwie i jego otoczeniu.
Niełatwa droga do długo oczekiwanych efektów
Czy projekt paszportyzacji od samego początku musi spełniać wymienione wyżej cele? Praktyka wskazuje, że osiągnięcie ich jednocześnie jest bardzo trudne. Dlatego niezwykle istotne jest doświadczenie i wsparcie oferowane przez ekspertów i praktyków w dziedzinie GIS, które ma na celu wyznaczanie odpowiednich celów oraz określenie realnego czasu realizacji i adekwatnych kosztów przedsięwzięcia.
Więcej o SHH
Od 1996 roku SHH realizuje w Polsce i za granicą projekty informatyczne związane z informacją przestrzenną. Spółka wdraża kompleksowe, skuteczne i perspektywiczne rozwiązania klasy GIS oparte o światowe standardy technologiczne. Produkty i usługi SHH są dedykowane dla zarządców infrastruktury transportu (m.in. drogownictwo, kolejnictwo, komunikacja miejska), zakładów przemysłowych (m.in. górnictwo, produkcja przemysłowa), przedsiębiorstw sieciowych (m.in. elektroenergetyka, ciepłownictwo, gazownictwo, wodociągi i kanalizacja), jak również urzędów oraz biur projektowych i geodezyjnych. Firma posiada potencjał merytoryczny, technologiczny i wdrożeniowy do realizacji złożonych projektów w zakresie GIS.
Główne obszary działalności SHH: budowa systemów informacji przestrzennej i technicznej, tworzenie baz i hurtowni danych przestrzennych, zasilanie systemów informatycznych w dane, rozwój dedykowanego oprogramowania, wdrażanie systemów wspomagających podejmowanie decyzji, dostarczanie rozwiązań sprzętowych w ramach realizowanych projektów, wszechstronne doradztwo i szkolenia specjalistyczne.
SHH jest twórcą inicjatywy GISforum (www.gisforum.pl) realizowanej poprzez trzy narzędzia: konferencję dedykowaną dla wielu branż, serwis tematyczny w wnp.pl oraz cykliczny newsletter.
Więcej na www.shh.pl
KOMENTARZE (0)
Do artykułu: Droga do paszportyzacji sieci