Przedsiębiorco, nie zapominaj o zakupach, czyli jak zorganizować procesy zakupowe w małej firmie

Dynamiczny rozwój dzisiejszego otoczenia biznesowego wymusza na przedsiębiorstwach ciągłe analizowanie i poprawianie własnej efektywności. Dotyczy to również małych firm, które ze względu na silną konkurencję powinny stale dążyć do wyższej wydajności w swoim działaniu. Wprowadzenie nowych, reagujących na zmiany rynkowe rozwiązań, również tych organizacyjnych jest kluczowe. Obszarem, który może być w łatwy sposób zaniedbany przez małe przedsiębiorstwa są zakupy.

Firmy bez większych przeszkód potrafią zaspokajać swoje potrzeby zakupowe - udaje się im nabyć niezbędne produkty i usługi ze względu na brak problemów z podażą na rynku. Jednak niewiele średnich i małych firm podchodzi do zakupów jako do obszaru, który powinien być dobrze zaplanowany i zorganizowany. W rezultacie wydatki są wyższe, a jakość nabywanych produktów lub usług nie zawsze jest zadowalająca.

Jeśli właściciel małej firmy nie poświęci wystarczająco dużo uwagi zakupom, to koszt prowadzenia działalności gospodarczej może urosnąć do niepotrzebnie wysokiego poziomu. Skutkuje to albo osiągnięciem niższych marży albo potrzebą podniesienia cen. Przejrzyście zorganizowany proces zakupowy oznacza kontrolę nad kosztami i pozwala małej firmie uzyskać pożądany zysk.

Jednoosobowy dział zakupów?

Procesy zakupowe w małej firmie, podobnie jak i w dużym przedsiębiorstwie, powinny być uporządkowane i spójne, ale jednocześnie przebiegać w sposób bardziej uproszczony. Zazwyczaj to właściciel decyduje co, kiedy, gdzie i jak dużo kupić. Jednak z momentem rozwoju firmy nie jest w stanie sam uporać się z tym obszarem i jedynym właściwym wyjściem jest oddelegowanie odpowiedzialności zakupowych do innych pracowników. Mała firma najczęściej ze względu na zakres swojego działania nie musi tworzyć działu zakupów. Jednak juz przy zatrudnieniu 50 osób, dobrze jest wskazać osobę pokroju menedżera ds. zakupów. Wybierając pracownika odpowiedzialnego za zarządzanie wszystkimi działaniami zakupowymi w przedsiębiorstwie ryzyko powielania zamówień na te same pozycje oraz innych nieporozumień zmniejszy się niemal do zera. Kupiec, który potrafi analizować, wyszukiwać dostawców i dobrze negocjować jest gwarancją redukcji kosztów. Obowiązki związane z zakupami nie muszą być jedynymi obowiązkami takiej osoby – zależne jest to od wielkości firmy oraz generowanych potrzeb zakupowych.

Jasne zasady

Zanim konkretnej osobie oddelegowane zostanie zarządzanie obszarem zakupowym należy uczynić proces zakupowy procesem zorganizowanym i transparentnym. Chodzi tu przede wszystkim o stworzenie jasnych wytycznych dotyczących zakupów, które w sposób zrozumiały będą instruowały pracowników. Taka instrukcja powinna przybrać formę wewnętrznego dokumentu formalnego (na kształt Polityki Zakupowej w dużej firmie), który w formie prostej procedury w kilku zdaniach odpowie m.in. na pytania:

Kto w firmie upoważniony jest do dokonywania zakupów? Kto może zgłaszać zapotrzebowanie, a kto może składać zamówienia/podpisywać umowy?
Jak wygląda proces zakupowy od momentu powstania potrzeby poprzez planowanie zakupów, przeprowadzenie postępowania aż do realizacji i oceny umowy?
Jakie wymagania muszą spełniać dostawcy, aby mogli ubiegać się o udzielenie zamówienia?
W jaki sposób dokonywać oceny dostawców?

Niezwykle istotnym elementem przy organizacji procesów zakupowych w małej firmie jest również ustalenie standardowych warunków współpracy z dostawcami. Powinny one określać standardowy projekt umowy (w postaci draftu umowy), preferowane warunki płatności, preferowane warunki dostaw czy terminy realizacji. Dzięki określeniu oraz stosowaniu standardowych warunków współpracy mała firma uniknie niepotrzebnych komplikacji podczas realizacji procesów zakupowych, a w oczach dostawcy pokaże się jako rzetelny kontrahent.

***

Firmy, również te mniejsze, powinny docenić istotę procesu zakupowego. Dobrze zorganizowane czynności zakupowe przekładają się nie tylko na oszczędności finansowe, ale również wpływają korzystnie na relacje z dostawcami oraz klientami firmy, a także umożliwiają długofalowy rozwój przedsiębiorstwa.