Ujednolicona komunikacja w świecie konsolidacji

Ujednolicona komunikacja w świecie konsolidacji
Fot. Adobe Stock. Data dodania: 20 września 2022

Obecnie jednym z dominujących trendów gospodarczych jest konsolidacja. Coraz częściej możemy obserwować łączenia się spółek w większe organizacje o zasięgu krajowym, europejskim lub światowym. Zjawisko to jest efektem coraz większej konkurencji oraz postępującej globalizacji, zapoczątkowanej przez kraje wysokorozwinięte gospodarczo i technologicznie.

Polski rynek nie jest tu wyjątkiem. Wystarczy spojrzeć na zmiany, jakie nastąpiły wśród krajowych spółek energetycznych oraz gazowych. W ciągu ostatnich kilku lat z połączeń wielu mniejszych podmiotów powstały główne koncerny energetyczne, obejmujące swoim zasięgiem cały kraj. Podobny proces przeszła również branża głównych dostawców gazu, gdzie regionalne spółki gazowe połączono w struktury centralne.

Efektem takich przedsięwzięć są nowe wyzwania związane z koniecznością optymalizacji kosztów oraz organizacji pracy tak powstających podmiotów. W procesie konsolidacji wyżej wspomniane kwestie stają się dla organizacji równie istotne, jak ich główny obszar działania w postaci produkcji i dostawy określonych dóbr i usług. Istota tych zmian tkwi w ciągłym zwiększaniu swojej konkurencyjności i zdolności działania na rynku krajowym i międzynarodowym.

Jednym z kluczowych aspektów zapewniających właściwe funkcjonowanie procesów konsolidacyjnych oraz tworzenie optymalnej organizacji jest dobra komunikacja, która umożliwia łatwe i jasne przekazywanie informacji, prowadzenie dialogu, dyskusji czy wymianę poglądów. Dobra komunikacja w organizacji powinna stanowić fundament podejmowania właściwych decyzji na dowolnym etapie działania. W dużych firmach, nierzadko o rozproszonych strukturach, przy klasycznym podejściu do komunikacji, opierającym się na bezpośrednich spotkaniach pojawia się problem braku czasu oraz wysokich kosztów wynikających z ich organizacji. Problem ten dotyka obecnie niemal każdego pracownika, przez fakt ciągłego wzrostu tempa życia, zarówno w obszarze zawodowym, jak i prywatnym.

Na przykładzie konsolidacji różnych spółek, czy to z branży energetycznej czy gazowej, można spróbować przeanalizować podejmowane przez nie działania zmierzające do ułatwienia komunikacji wewnątrz nowo powstałych podmiotów, z których każdy jest organizacją wielooddziałową o rozproszonej strukturze, obejmującą swoim zasięgiem część lub cały kraj. W ramach takich działań wzajemna wymiana wiedzy i doświadczeń, organizacja spotkań grup pracowników, zespołów projektowych, kadry menadżerskiej, bez możliwości wykorzystania optymalnej ujednoliconej platformy komunikacyjnej stanowi problemem sam w sobie. Aby w tak powstałych podmiotach uzyskać efekt synergii i pozytywną sumę doświadczeń osób zaangażowanych w ich rozwój, konieczne jest zapewnienie łatwego i efektywnego sposobu komunikowania się. Nowoczesna platforma musi umożliwić oszczędność czasu, optymalizację kosztów oraz pozwolić pracownikom skoncentrować się na powierzonych zadaniach.

W obliczu tego nasuwa się pytanie: czym jest ujednolicona platforma komunikacyjna?

Jeszcze niedawno podstawowym medium wykorzystywanym do kontaktu była korespondencja papierowa, fax lub telefon stacjonarny. Obecnie, dzięki rewolucji internetowej oraz dynamicznemu rozwojowi technologii mobilnych, pojawiła się możliwość wykorzystania wielu różnych kanałów komunikacyjnych w postaci telefonii stacjonarnej i mobilnej, wideo komunikacji, poczty elektronicznej, komunikatorów, portali społecznościowych, interaktywnej, zdalnej pracy grupowej na dokumentach elektronicznych itp. I choć dziś większości z nas nie dziwią już te formy kontaktowania się z innymi, to w wielu organizacjach nadal podstawowymi narzędziami są co najwyżej telefony komórkowe i poczta elektroniczna. Wykorzystanie pozostałych, nowoczesnych rozwiązań w postaci m. in. komunikacji wideo, komunikatorów czy też interaktywnej, zdalnej pracy grupowej na dokumentach elektronicznych pozostaje dalej marginalne. Do niedawana jednej z przyczyn takiego stanu rzeczy można było upatrywać w braku integracji pomiędzy różnymi usługami komunikacyjnymi, co znacząco utrudniało wzajemne ich użytkowanie. Dotyczyło to choćby braku centralnej, firmowej książki kontaktowej, konieczności pamiętania wielu różnych numerów i adresów identyfikujących tę samą osobę w różnych kanałach komunikacyjnych, konieczności stosowania różnych urządzeń oraz różnych programów do poszczególnych form kontaktu.

Obecnie przedstawionych problemów można uniknąć dzięki ujednoliceniu platformy komunikacyjnej. Rozwiązania tego typu są dziś oferowane przez wielu dostawców będących liderami na rynku technologii IT. Umożliwiają one integrację i łączenie ze sobą różnych kanałów komunikacyjnych w ramach jednego lub kilku urządzeń oraz wspólnego oprogramowania. Najlepszym miejscem zastosowania tego typu rozwiązań są sale konferencyjne i szkoleniowe, pokoje spotkań oraz personalne stanowiska pracy. Specyfika każdego z tych miejsc jest inna, ale z punktu widzenia ujednoliconej komunikacji chodzi o to, aby dzięki wykorzystaniu dostępnych zasobów komunikacyjnych mieć możliwość wzajemnego widzenia się, słyszenia, współdzielenia dokumentów i wspólnej pracy na odległość.

Kolejnym aspektem ujednoliconej komunikacji jest łatwość jej użytkowania i uniwersalność bez względu na urządzenie, z którego w danej chwili korzystamy.

W celu lepszego zrozumienia tego zagadnienia warto przeanalizować scenariusz, który zakłada potrzebę zorganizowania szybkiego, roboczego spotkania grupy kilku osób. W ramach dużej organizacji często zdarza się, że zachodzi konieczność wzajemnych konsultacji lub spotkania się osób przebywających w różnych lokalizacjach lub w tzw. terenie. Przyjmijmy, że dwie osoby będą brały udział w spotkaniu siedząc w salach konferencyjnych, każda w swojej lokalizacji. W celu komunikacji wykorzystane zostaną terminale wideokonferencyjne wyposażone w ekrany LCD o dużej przekątnej. Kolejne dwie osoby będą znajdowały się w dwóch odległych placówkach, każda przy swoim stanowisku pracy, które jest wyposażone w laptop, telefon stacjonarny i smartfon. W trakcie spotkania zajdzie konieczność połączenia się z jednym z inżynierów, który ze względu na mobilny charakter pracy jest wyposażony w tablet. W takim przypadku wszyscy użytkownicy będą oczekiwać, aby ujednolicenie komunikacji polegało na możliwości wykorzystania dostępnych w danym momencie różnych urządzeń i kanałów komunikacyjnych, które pozwolą im widzieć się i słyszeć w wysokiej jakości oraz współdzielić dokumenty elektroniczne.

Jedną z głównych cech technologicznych ujednoliconej platformy komunikacyjnej jest odpowiednia integracja komunikacyjnych urządzeń stacjonarnych (telefon, wideo terminal, komputer PC) i mobilnych (laptop, tablet, smartfon) oraz zainstalowanego na nich oprogramowania. Właściwa integracja tego typu rozwiązań pozwala na nawiązywanie i odbieranie połączeń głosowych oraz połączeń wideo przez dowolne z wymienionych wcześniej urządzeń, wraz z obsługą możliwości zdalnej prezentacji oraz współdzielenia dokumentów elektronicznych.

Dodatkowym ułatwieniem, dopełniającym funkcjonalność ujednoliconej platformy komunikacyjnej, jest integracja takiego rozwiązania z systemem poczty elektronicznej oraz komunikatorem. Dzięki tym narzędziom możliwe jest wysyłanie zaproszenia na spotkanie wraz z odpowiednim linkiem do aplikacji/usługi ułatwiającej od strony technicznej nawiązanie połączenia wideo.

Procesy konsolidacyjne, zachodzące we współczesnej gospodarce, otwierają przed powstającymi organizacjami nowe wyzwania, którym trzeba podołać. Tradycyjne kanały komunikacji nie zawsze są najbardziej efektywne i najszybsze. Z pomocą przychodzi technologia, która nie tylko pozwala na usprawnienie czy przyspieszenie współpracy, ale też doskonale dopasowuje się do wymagań biznesowych firmy. Poprzez ujednoliconą platformę komunikacyjną wszelkie zmiany zachodzące w organizacjach, różne systemy czasu pracy, różne lokalizacje przestają być przeszkodą w codziennym funkcjonowaniu. Dzięki wykorzystywaniu nowoczesnych technologii firmy mogą podnosić swoją efektywność oraz konkurencyjność działań, co w dzisiejszej ekonomicznej rzeczywistości jest wartością nie do przecenienia.

Sebastian Kulczycki, Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży w Atende S.A.
×

DALSZA CZĘŚĆ ARTYKUŁU JEST DOSTĘPNA DLA SUBSKRYBENTÓW STREFY PREMIUM PORTALU WNP.PL

lub poznaj nasze plany abonamentowe i wybierz odpowiedni dla siebie. Nie masz konta? Kliknij i załóż konto!

Zamów newsletter z najciekawszymi i najlepszymi tekstami portalu

Podaj poprawny adres e-mail
W związku z bezpłatną subskrypcją zgadzam się na otrzymywanie na podany adres email informacji handlowych.
Informujemy, że dane przekazane w związku z zamówieniem newslettera będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności PTWP Online Sp. z o.o.

Usługa zostanie uruchomiania po kliknięciu w link aktywacyjny przesłany na podany adres email.

W każdej chwili możesz zrezygnować z otrzymywania newslettera i innych informacji.
Musisz zaznaczyć wymaganą zgodę

KOMENTARZE (0)

Do artykułu: Ujednolicona komunikacja w świecie konsolidacji

NEWSLETTER

Zamów newsletter z najciekawszymi i najlepszymi tekstami portalu.

Polityka prywatności portali Grupy PTWP

Logowanie

Dla subskrybentów naszych usług (Strefa Premium, newslettery) oraz uczestników konferencji ogranizowanych przez Grupę PTWP

Nie pamiętasz hasła?

Nie masz jeszcze konta? Kliknij i zarejestruj się teraz!